Waarom?
Elk initiatief over digitale inclusie is waardevol! Sinds een aantal jaren zetten overheden sterk in op ondersteuning. Maar er blijven grote uitdagingen in het landschap.
- Het verbeteren van toeleiding naar de initiatieven
- Samenwerken met veel verschillende partners en organisaties
- Overzichtelijke inzichten en rapportering, van gemeentes en steden tot regio’s
Het digi-portaal bundelt alle functies die je als openbaar bestuur nodig hebt in één softwareportaal om te plannen, organiseren, rapporteren en communiceren.
Voor wie?
Het digi-portaal is gericht op organisaties en overheden.
De tool is ontstaan uit praktijkervaring en wordt al meer dan 2 jaar ontwikkeld en bijgestuurd, in een co-creatie traject met meer dan 15 digibanken en andere e-inclusie-werkingen.
Plannen van activiteiten
Een van de basistaken is voor veel organisaties het plannen van activiteiten. Het digi-portaal is er op gericht om op één plaats activiteiten van verschillende partners te beheren. Het voordeel is overzichtelijkheid voor alle toeleiders en deelnemers.
Overzichtelijke kalender
Vind snel een geschikte activiteit in je aanbod:
- filter op type activiteit (vrije inloop, groepsvorming, digidokter, …)
- zoek in een straal rond een locatie
- gebruik kleurcodes
- gebruik de zoekfunctie naar specifieke workshops
Terugkerende activiteiten
Je kan in één moeite een hele reeks terugkerend activiteiten inplannen. Achteraf iets aanpassen aan al deze activiteiten? Dat kan ook in één beweging.
Types activiteit
Kies hoe je een activiteit wil organiseren:
Op afspraak: vb. individuele afspraak bij een digi-dokter
Vast aantal plaatsen: vb. een workshop met 10 delenemers
Lessenreeks: vb. 3 groepslessen rond het gebruik van e-mail
Vrije inloop: vb. een wekelijks digipunt in de bib
Communiceren met deelnemers
Gepersonaliseerde automatische mails en of sms’en worden gestuurd naar de mensen die zijn ingeschreven voor een activiteit. Wordt er een activiteit last minute geannuleerd omdat de lesgever verhinderd is? Geen probleem, in één klik verwittig je de inschrijvers. Gedaan met eindeloos bellen en mailen.
Al meer dan 10.000 unieke gebruikers werden geregistreerd via het digi-portaal.
Aanwezigheden registeren
Je krijgt pas inzicht in het succes van je activiteiten door te meten hoeveel mensen je echt bereikt. Het opnemen van aanwezigheden is daarin essentieel.
Vink aanwezigheden aan, ook op mobiel of op papier
Duid op het moment van je activiteit aan wie al-dan-niet aanwezig is.
Op locatie is vaak geen laptop voorhanden. Voor het opnemen van aanwezigheden log je gewoon via je je smartphone in op het digi-portaal. Ook is er een printbaar formulier per activiteit met alle inschrijvingen om aanwezigheden te registreren.
Registreer anonieme bezoekers
Is er geen tijd om uitgebreide aanwezigheden te registreren? Zorg voor een snelle anonieme registratie om te kijken hoeveel mensen langskwamen en welke vragen ze stellen.
Exporteer je data
Exporteer je data voor rapportering of voor gebruik in een andere applicatie:
- geregistreerd bezoekers (conform WSE, met één klik in het juiste formaat)
- anonieme bezoekers of volledige bezoekerlijsten voor mailings.
- activiteiten (allemaal of per datum)
Publieke weergave van activiteiten
Maak je activiteiten zichtbaar voor je doelgroep
Je kan er voor kiezen om je geplande activiteiten publiek te tonen op de website van het digi-portaal. Hier wordt het aanbod van alle digi-portaal gebruikers verzameld. Bezoekers kunnen zo gericht op zoek naar ondersteuning.
Op de website van de stad of gemeente kan je rechtstreeks doorlinken, ingezoomd op jouw regio.
Uitleendienst
Het digi-portaal bevat een volledige uitleen-module voor laptops, smartphones of tablets aan burgers of partners.
Stockbeheer
Hou overzicht over je stock. Het portaal stuurt automatisch mails of sms’en als de uitleentijd bijna verstreken is. Zet de status klaar voor de refurbishing partner die via het portaal weet welke laptops onderhoud nodig hebben.
Leen toestellen uit aan partners van het portaal vb. voor groepslessen
Bij lessen of workshops worden vaak meerdere toestellen gebruikt. Heeft een partner 20 laptops nodig voor een vorming? Geen probleem, beheer het gebruik van deze toestellen in het portaal en slechts een aantal kliks.
Importeert toestellen via CSV / XLS
Voeg moeiteloos jouw inventaris toe aan het portaal.
Ingebouwde leen- of huurcontracten
Print na het uitlenen van een toestel onmiddellijk een contract af dat door de ontlener ondertekend kan worden.
Bewerk de tekst en layout van je contracten éénmalig door middel van een handige editor. Kennis van code is niet nodig!
“Zonder dat platform was dit ons nooit gelukt”
Sasha – uitleendienst Sint-Niklaas
Gebruiksrechten voor medewerkers
Je kan met een onbeperkt aantal collega’s samenwerken op je digi-portaal. Houd als beheerder de controle over uw gebruikersbestand met onze krachtige user management tool. Je kan moeiteloos nieuwe gebruikers toevoegen, bestaande accounts aanpassen en toegangsrechten beheren.
Profielen
Beheer de rechten van je medewerkers a.d.h.v. gebruikersprofielen. Jij bepaalt welke rechten worden toegekend aan elk profiel. Bijvoorbeeld voor een vrijwilliger kies je of die toegang krijgt tot de bezoekerslijsten, de uitleendienst, de rapportering etc.
Aangepaste rechten
Is er toch die ene medewerker die niet past binnen je gebruikersprofielen? Gebruik dan aangepaste toegangsrechten op maat van die medewerker.
“Een van de meest indrukwekkende aspecten van het Beego-platform is de gebruiksvriendelijkheid. Het is zeer toegankelijk, waardoor iedereen op korte tijd met het platform kan werken.”
Sharon, Werken Leie en Schelde
Beheer van bezoekers
Raadpleeg de historiek van een bezoeker
Ga na waarvoor op welke manier een bezoeker al werd geholpen door jouw initiatieven. Je kan ook bijhouden welke bezoeker via e-mails wil ontvangen zoals nieuwsbrieven over een nieuw vormingsaanbod etc.
Duplicaten samenvoegen
Is een persoon per ongeluk 2 keer geregistreerd in je databank? Geen probleem, via onze tool kan je de gegevens van duplicaten samenvoegen.
Wachtlijst
Is er bepaalde activiteit volzet, of zijn alle laptops net uitgeleend?
Noteer de nood van een bezoeker op de wachtlijst, zo kan je die persoon later helpen als er meer capaciteit is.
“Voor ons is het platform een erg belangrijke schakel:
– om ons ruime aanbod aan acties te verzamelen
– om de logistiek van alle afspraken te beheren
– om via heel wat verschillende toeleiders mensen toe te leiden naar onze acties
– om onze impact te meten en om van daaruit beleid te vormen.”
Tuur – Stad Sint-Niklaas
Aangepaste communicatie
Beheer je mailverkeer
Bepaal zelf in welke gevallen er mails naar je bezoekers en/of mederwerkers worden gestuurd.
Bouw eenvoudig je eigen templates
Pas eenmalig de inhoud van de mail/sms templates helemaal aan naar jouw wens. Voeg logo’s van jouw organisatie toe voor een persoonlijke aanpak.
Je eigen startpagina
Toeleiders die nieuw zijn op het platform kan je verwelkomen en de belangrijkste aspecten van jullie specifieke werking. Kies zelf hoe de startpagina van het portaal er uit ziet. Informeer (nieuwe) gebruikers van het portaal, deel nieuws, toon contactinformatie …
696 toeleiders zijn actief op het portaal
Uitgebreide statistieken
Krijg inzicht in de werking van je digi-portaal
Meten is weten. Krijg inzicht in de werking van je digi-portaal. Analyseer welke mensen je bereikt en wie niet. Meet het succes van je initiatieven zodat je de werking kan bijsturen.
Bijvoorbeeld:
- hoeveel bezoekers heb je bereikt per postcode?
- hoeveel toestellen heb je uitgeleend
- hoeveel activiteiten zijn er georganiseerd per type activiteit
- …
Het Beego software team heeft veel technische know-how en ervaring. Ook het Rode Kruis Vlaanderen – bedrijfsopleidingen maakt gebruik van een specifiek portaal ontwikkeld door Beego.
En meer …
Beego hulp-aan-huis volledig geïntegreerd (optioneel)
Maakt je organisatie ook gebruik van Beego studenten voor hulp aan huis? Het maken van afspraken voor hulp-aan-huis door Beego-studenten zit geïntegreerd in het digi-portaal. Via het portaal plannen toeleiders onmiddellijk een afspraak in van een burger met een Beego student.
Ondersteuning en support
24/24 7/7 wordt het portaal gemonitord op een robuuste en een veilige werking. Bots je op een vraag of probleem bij het gebruik van het digi-portaal? Vanuit het portaal dien je rechtstreeks een ticket in naar ons support team voor een snelle afhandeling.
Ook privacy en GDPR dragen we hoog in het vaandel. De data in het platform wordt met de nodige veiligheid en volgens de wettelijke richtlijnen bewaard. Een verwerkersovereenkomst gebaseerd op het template van VVSG wordt standaard aangeleverd bij de opstart.
Facebook
Instagram
Linked-In